L’Operatore amministrativo segretariale si occupa della realizzazione delle attività di segreteria curandone gli aspetti tecnici, organizzativi e tecnologici, in funzione delle priorità e delle esigenze espresse e nel rispetto delle indicazioni e delle policies aziendali. Cura il trattamento di semplici documenti amministrativo contabili, sia in formato cartaceo che elettronico. Si relaziona con le funzioni responsabili della segreteria e dell’amministrazione e con i vari ruoli e referenti aziendali.

SEP: 24 area comune

COMPETENZA DA SVILUPPARE

GESTIRE I FLUSSI INFORMATIVI E COMUNICATIVI

CONOSCENZE

– Elementi di organizzazione aziendale: processi, ruoli e funzioni

– Principali riferimenti normativi in materia di sicurezza dei dati e di tutela delle privacy

– Tipologia, caratteristiche e funzionalità delle principali attrezzature d’ufficio (fax, fotocopiatrice, scanner, …)

– Tecniche di gestione della comunicazione e della relazione

– Tipologia, caratteristiche e funzionalità dei servizi internet (navigazione, motori di ricerca, posta elettronica, …)

– Tipologia, caratteristiche e funzionalità dei principali software applicativi di comunicazione e archiviazione digitale

– Tecniche di archiviazione e classificazione manuale e digitali di documenti e dati

ABILITA’

– Adottare I mezzi per il ricevimento, la trasmissione e lo smistamento delle comunicazioni interne ed esterne (telefono, fax, e-mail, PEC, ecc.) avendo cura delle dotazioni in uso

– Applicare procedure e normative per garantire la sicurezza dei dati nel rispetto delle diverse fasi di lavoro

– Applicare tecniche di protocollo, classificazione ed archiviazione dei documenti cartacei e/o elettronici

– Adottare modalità di comunicazione anche digitali per la gestione delle relazioni interne ed esterne all’azienda

– Distinguere gli elementi identificativi delle comunicazioni in entrata per lo smistamento ed applicarli a quelle in uscita

– Identificare modalità per rimuovere ostacoli nelle relazioni comunicative interne ed esterne all'azienda

ADA.24.01.05 - Cura delle funzioni di segreteria

Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti

Gestione dell'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento

Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento

ADA.24.01.06 - Realizzazione di attività di ufficio

Acquisizione, elaborazione e registrazione di dichiarazioni, documenti e informazioni

Invio telematico di dichiarazioni, documenti o informazioni

Registrazione e archiviazione di dichiarazioni, documenti o informazioni e successiva ricerca

Stampa, fotocopiatura e scannerizzazione di documenti e invio/ricezione di fax

ADA.24.01.07 - Realizzazione delle attività di protocollo e corrispondenza

Raccolta, smistamento e invio dei materiali all'attenzione degli uffici competenti

Cura dell'ordine e dell'archiviazione dei materiali e successiva ricerca

Cura degli atti di protocollo in entrata e in uscita

Gestione dell'accettazione della corrispondenza (raccomandate, pacchi postali, ecc.) e rilascio di ricevute di avvenuta consegna

Tenuta e gestione dei registri elettronici Preparazione del materiale da spedire e realizzazione delle procedure di spedizione